Access nedir?
Microsoft Access bir veritabanı yönetim sistemidir.Veritabanı, verilerin belirli bir amaca yönelik olarak düzenlenerek bir araya getirilmiş biçimidir.Sistemin olanakları yardımıyla veriler sorgulanabilir, süzülebilir, sıralanabilir, işlenebilir, raporlar hazırlanabilir ve daha pek çok işlem yapılabilir.
Amacımız sizlere bu sayfada ACCESS kullanmadaki en temel şekli anlatarak yardımcı olabilmektir.
Veritabanı Oluşturmak
Access açılmaya başladığında, yapılan ilk işlem ya bir veri tabanını yaratmak yada var olan bir veritabanını seçerek açmaktır.
Seçenek
|
İşlevi
|
Blank Database
|
Boş bir veritabanının açılmasını sağlar.
|
Database Wizard
|
Veritabanı yaratılmasını sağlamak üzere bir sihirbazı devreye sokar.
|
Open An Existing Database
|
Var olan veritabanlarından birisinin seçilmesini sağlar.
|
Veritabanı yaratmak
Boş bir veritabanı yaratmak için Blank Database seçeneği işaretlenip OK lendikten sonra yaratılan veritabanını kaydetme penceresi çıkar.
Kayıt işlemi tamamlandıktan sonra boş bir veritabanı yönetim penceresi görüntülenir.
Veritabanı ile ilgili işlemleri bu veritabanı penceresi üzerinde gerçekleştiriyoruz.Access veritabanı yönetim penceresi, aşağıda belirtilen bileşenlerden oluşur:
- Tables (Tablolar)
- Queries (Sorgular)
- Forms (Formlar)
- Reports (Raporolar)
- Macros (Makrolar)
- Modules (Modüller)
Bu bileşenlerden biri seçilip;
New komutu ile yeni bir nesne yaratılır ve içine gerekli bilgiler girilir.
Open komutu ile daha önce yaratılmış olan nesneler açılır.
Design komutu ile yaratılmış olan nesnelerin üzerinde değişiklikler yapılır.
Tablolar
Veritabanı birçok bileşenden meydana gelebilir. Ancak her veritabanında mutlaka tabloların olması gerekir. Tablolarda veritabanında tutlacak olan verilerin özellikleri ve verinin kendisi bulunur.Veritabanı yönetim penceresinden new komutu kullanılarak yeni bir tablo oluşturmaya başlanır.
Açılan bu pencereden açıklanan seçenekleden biri ile tablonuzu yaratabilirsiniz.
Design View seçeneğini kullanarak tablo yaratılması;
Bu seçenek ile diğerlerinden farklı olarak tablodaki alanları, bu alanların içinde tutulacak olan verilerin tiplerini ve birçok özelliği bizim tarafımızdan belirlenir.
Girikmesi gereken her bilgi tablodaki alanları(field) oluşturacaktır.Bu alanlardaki verilerin içerikleri farklı olucağından dolayı alan tiplerinin tanımlanması gerekicektir.
Field Name sütununa alanların isimlerini yazacağız. Bir alan adı en çok 64 karekter uzunluğunda olabilir (boşluklar dahil).
Desciription sütununa o alanla ilgili bir açıklama yazacağız.Bu açıklama bilgisini yazmak zorunlu değildir.Ancak yazılırsa kullanımı daha kolay programlar oluşturabilirsiniz.Buraya yazdığınız açıklama veri girişi sırasında pencerenin en altındaki durum çubuğunda görülecektir. Dolayısıyla kullanıcı burya bakarak ne girmesi gerketiğini görebilir.
Data Type sütununda ise bu alana girilecek olan verinin türünü belirleyeceğiz.
Data Type sütununa ise bu alana gireceğimiz bilginin tipini yazacağız. Veri tipleri ileriki bölümlerde daha geniş bir şekilde açıklanacaktır.
Son sütuna ise bu alan üzerine giriş yaparken kullanıcının göreceği açıklamayı yazacağız.
Tasarım penceresinin alt kısmında bu alana ilişkin olarak, veri tipine bağlı biçimde, alan özelliklerinin(Field Properties) tanımlamaları yapılır.Bu tanımlarda ileriki bölümlerde açıklanacaktır.
Gerekli tüm tanımlamalar yapıldıktan sonra, sağ üst köşedeki düğmeye basılarak yukarıdaki pencere kapatılır. Access size tabloyu kaydedip etmeyeceğinizi soracaktır.
Pencerede Yes seçeneğini kullandığınızda Access oluşturduğunuz tabloya isim vermenizi ister.Buraya istediğiniz bir ismi verebilirsiniz.
Son olarakta Access tablomuzda bir anahtar alan olmadığına dair bir mesaj verecektir.
Anahtar alanın her zaman belirlenmesi gerekmez. Ancak daha sonra yapılacak olan ilişkilendirmelerde bir anahtar alana ihtiyacımız olucaktır. Bu yüzden Yes seçeneği kullanılarak Access in anahtar alan oluşturması sağlanır.
Veri Türleri
Tablonun alan isimleri belirlendikten sonra, herbir alanın içereceği veri türünün de belirlenmesi istenir.
Veri türünü tanımlamak üzere, yandaki ekran üzerinden görülen düğme kullanılır.
Access tablolarında kullanılan veri türleri ve özellikleri:
Veri Türü
|
Anlamı
|
Text
|
Alfabetik yada alfasayısal verileri tanımlar. En fazla 255 karakterlik veriler içerebilir. Bu veriler üzerinde matematiksel işlemler yapılamaz.
|
Memo
|
Tablo içindeki uzun açıklamalar veya notların tutulması için kullanılır.Bu alanlara 32000 karakter uzunluğundaki metinler kaydedilebilir.
|
Number
|
Sayısal alanların tanımlanması amacıyla kullanılır. Bu tür verileri içeren alanlar üzerinde matematiksel işlemler yapılabilir.
|
Date/Time
|
Tarih veya saat bilgilerini içeren alanların tanımlanması amacıyla kullanılır.Bu alanlar baytlık yer işgal ederler.
|
Currency
|
Özellikle büyük rakamsal değerlerin kullanıldığı alanlardır.
|
AutoNumber
|
Bu veri türüne sahip alanlar, tabloya yeni bir kayıt eklendiğinde Access tarafından otomatik olarak üretilen sıralı yada raslantısal bir sayısal değer içerirler. Dolayısıyla bu alanda belirtilen sayısal değerler tektir ve ayrı kayıtlarda birbirinin aynısı olamaz. Bu tür alanlar kullanıcı tarafından güncelleştirilemez.
|
Yes/No
|
Bir baytlık bir uzunluğa sahip olan bu alanlar Yes/No biçimindeki verilerin saklanması amacıyla kullanılır.
|
Ole Object
|
Eğer tablonun bir alanında resim, ses veya grafik gibi OLE nesnelerinin saklanması söz konusu ise böyle bir tanım yapılır. Bu alanın büyüklüğü 1 GB kadar olabilir.
|
Hyperlink
|
Bu veri türü ile herhangi bir Web sitesini bu alandaki veri olarak tanımlayabiliriz. WWW'de bulunan bilgilerle direkt bağlantı sağlanabilir.
|
Lookup Wizard...
|
Bir başka tablo ile bağlantı kurularak açılan listeden bilgi seçilmesini ve tanımlanan alana taşınmasmını sağlar.
|
Alan özellikleri
Veri türlerini içeren alanlarda bazı özel tanımlamalar yapmak olasıdır.Bu sayede, alanlar istenildiği gibi biçimlendirilebilecek ve denetim altında tutulabilecektir. Alan özellikleri, aşağıdaki şekil üzerinde görüldügü biçimde, tablo tasarım penceresinde General sayfası üzerinde yer almaktadır. Her veri türü için bu bölüm farklı satırlar içerecektir.
Tabloların İlişkilendirilmesi
Veritabanı içinde yer alan tabloları belirli alanlara göre birbirleriyle ilişkilendirmek olasıdır. Bu sayede, bir tablodaki kayıtlar işlenirken, o kayıt ile ilişkili olan diğer tablodaki kayıtlara kolayca erişilebilmektedir. Tabloların ilişkilendirilmesi için şu yol izlenir:
İlişki kurmak
Aralarında ilişki kurulacak tabloların açık olmaması gerekiyor. Bu nedenle önce sözü edilen tüm tablolar kapatılır.
Menü üzerindeki Tools ve ardından Relationships seçenekleri kullanılır. Bu işlemin ardından Show Table penceresi açılır.
Show Table penceresinde herbir tablo seçilerek Add dügmesi ile Relationships penceresinde çizdirilir.
İki tablo arasındaki ilişki tanımlanır. İlişkinin belirlenmesi amacıyla sürükle ve bırak yöntemi uygulanır.
İlişki tanımları yapıldıktan sonra Create düğmesine basarak ilişkinin kurulması sağlanır.
Sorgular
Sorgu, veritabanı içerisinde yer alan tablolardaki verilerin isteğe göre seçilerek, belirli bir düzen içerisinde sunulmasıdır. Bu yüzden öncelikle bir sorgu yaratılmadan önce o sorgunun dayanacağı tablonun yaratılmış olması gerekmektedir. Yaratılan bu sorgunun çalışıp istenilen sonuçları üretebilmesi için tablonun içine kayıtların girilmiş olması gerekmektedir..
Bir sorgunun yaratılması
Sorgular da bir veritabanı nesnesidir.Diğer veritabanı nesneleri gibi sorgularda veritabanı yönetim penceresi üzerinde yer alacaktırlar. O halde Access'de sorguları yaratmak üzere öncelikle veritabanı yönetim penceresine dönmek gerekir. Veritabanı penceresinin üst satırındaki Queries düğmesi tıklatıldığında, eğer varsa daha önce yaratılmış olan sorguların listesi ile karşılaşılacaktır.
Yeni bir sorgu yaratmak üzere New düğmesine bastığımızda, aşağıdaki pencere görüntülenecektir. New Query isimli bu pencerede çeşitli seçenekler yer almaktadır. Bu seçeneklerin anlamları şeklin yanındaki tabloda açıklanmaktadır:
Seçenek
|
İşlevi
|
Design View
|
Sorgular için bir tasarım penceresinin açılmasını sağlar.
|
Simple Query Wizard
|
Basit sorguların yaratıldığı sihirbaza ulaşılmasını sağlar.
|
Crosstab Query Wizard
|
Çapraz sorgu sihirbazını çalıştırır.
|
Find Duplicates Query Wizard
|
Çift kayıtların bulunmasını sağlayan sorgular yaratır.
|
Find UnmatchedQuery Wizard
|
Karşılaşmayan kayıtların bulunmasını sağlayan sorgular oluşturur.
|
Bu seçeneklerden Design View dışında hepsi bir sihirbaz aracılığıyla sorguları yaratır.Yaratacağımız sorguyu istediğimiz şekilde düzenleyebilmek için Design View komutunu kullanacağız.
Design View seçeneği OK lendikten sonra sorgu tasarım penceresi açılır. Bu pencerenin üzerinde Show Table isimli bir başka pencere daha açılacaktır. Show Table penceresi, sorguya dahil edilecek tabloların seçilmesi amacıyla kullanılır.
Seçimin ardından Add düğmesine basılarak tablo sorgu tasarım penceresine eklenir. Eğer gerekiyorsa aynı şekilde başka tablolar da eklenebilir. Ekleme işlemi tamamlanınca Close dügmesi ile Show Table penceresi kapatılır.
Bir sonraki adım olarak Tasarım penceresinde çıkış alanlarının tanımlanması gerekir. Bu konu bir sonraki kısımda anlatılmaktadır.
Gerekli tanımların ardından pencere kapatılır. Ancak kapanmadan önce bu sorgunun isim verilerek saklama işlemi yapılır. Saklama işlemide yapıldıktan sonra sorgunun yaratılaması tamamlanmış olur.
Çıkış Alanlarının Tanımlanması
Bir sorgunun işlevini yerine getirebilmesi için, en az bir adet çıkış alanına sahip olması gerekir. Çıkış alanları sorgu tasarım penceresinde alt kısmında yer alan bölgede tanımlanır.Buradaki tanımlamaların anlamları tablono yer almaktadır:
Tanım
|
Açıklama
|
Field
|
Sorgu sonucunda sonuçların görüntüleneceği alanlar bu satır üzerinde tanımlanır.
|
Table
|
Yukarıda tanımlanan alanın hangi tablodan alındığını belirler.
|
Sort
|
Bu satırda yapılacak tanım, sorgu sonucunda verilerin bu alana göre sıralı olarak elde edileceğini belirler.
|
Show
|
Alan tanımı yapıldıktan sonra, bu satırın karşılığındaki kutu RESİM biçiminde görüntülenecektir. Ancak bu alanın görüntülenmesi istenilmiyorsa, kutu tıklatılarak RESİM simgesi yerleştirilir.
|
Criteria
|
Sorgu işlemi belirli bir kıstasa göre yapılabilir. Bu alanda kıstasın tanımlaması yapılacaktır.
|
Formlar
Formlar bir veritabanı sisteminde uygulama ile kullanıcı arasındaki bilgi iletişimini sağlamak amacıyla yaratılan ortamlardır. Diğer bir deyişle formlar kullanıcının veritabanındaki tabloları kullanmadan daha kolay bir şekilde kayıt girmesi vb. işlemleri gerçekleştirmesini sağlayan arayüzlerdir.
Bir formun yaratılması
Formlar yaratılırken yapmaları gereken işlemlere uygun tanımların yapılması gerekmektedir. Yeni bir form yaratma işlemine başlamak için öncelikle veritabanı yönetim penceresinden Forms seçilerek formlar sayfasına geçilir.Diğer veritabanı nesnelerini yaratırken yaptığımız gibi bu pencereden New seçeneği ile form yaratma işlemini başlatmış oluruz. Açılan New Form penceresinden Design View seçeneği ile özelliklerini kendimizin belirleyeceği bir form yaratmaya başlarız, fakat New Form penceresinde diğer veritabanı nesnelerinden farklı olarak yaratmak istediğimiz formun hangi tabloyu yada sorguyu kullanıcağını belirtmemiz gerekir.Design View seçeneği dışındaki diğer seçeneklerden birini kullanılarak form sihirbazları yardımı ile de istediğiniz özelliklere sahip bir form yaratabilirsiniz
Yeni form açılır. Kullandığımız tabloya ait hangi alanların var olduğunu görüntülemek üzere menü üzerinde önce View ardından da Field List komutu seçilir.Bu seçimin ardından söz konusu tabloya ait alanlar bir pencere içinde görüntülenir.
Alan isimlerinin yer aldığı pencereden alanları seçerek form üzerine kopyalanması gerekiyor.Kopyalamak istediğimiz alanı seçerek form üzerine taşırız.Bütün alanlar taşındıktan sonra form çalıştırıldığında kullanılan tablodaki kayıtlar form üzerinde görülebilir ve yeni kayıt işlemleri yapılabilir.İşlevsel olarak bu şekilde form tamamlanmış olur ancak form üzerinde şekilsel olarakda düzenlemeler yapmak mümkündür.Bu düzenlemeler denetim adı verilen nesneler yapılır ve formun kullanıcı tarafından daha kolay anlaşılması ve kullanılması sağlanabilir. Bu şekilde forma bir görsellik katılmasıda mümkün olur. Denetim nesneleri ile yapılabilecek olan düzenlemeler çok kapsamlı olduğu için bunları burada açıklamak mümkün değildir.
Bu aşamaların ardından saklama işlemi yapılarak form tamamlanır.
Raporlar
Raporlar Access veritabanından üretilen sonuçların istenilen düzen içinde kağıt üzerinde yazdırılması işlemidir.
Raporların yaratılması
Yeni bir rapor yaratmak için veritabanı yönetim penceresinden Report seçilir.Görüntülenen rapor sayfasından New komutu seçilerek işlem başlatılır.
Açılan New Report penceresinden Design View seçeneği seçilir ve altta bulunan satıra raporun düzenlenmesine temel olucak tablo yada sorgu girilerek OK lenir.
Bu aşamda açılan rapor tasarım penceresine geçilir.Bu pencerede boş bir rapor düzeni yer almaktadır, bu rapor düzeni üç parçadan oluşmaktadır. Bu parçalara sayfa başlıkları(Page Header), ayrıntı bilgileri(Detail) ve sayfa sonu bilgileri(Page Footer) yerleştirilir.
Rapor görüntülenmesini istediğimiz alanların ilgili tablodan seçilip Detail penceresine yerleştirilmesiyle oluşturulur.Bu işlem Menü çubuğu üzerinde yer alan  düğmesine basılarak görüntülenen tablo alanlarının Detail alanına taşınmasıyla gerçekleştirilir.
Tasarım penceresi üzerindeki diğer alanlara raporun üzerindeki şekilsel düzenlemeler (sayfa numarası, tarih, sayfa başlıkları gibi) yapılarak rapor tamamlanır.
| |
